PDF-Bestand einer Website erfassen, prüfen und in sinnvoller Reihenfolge sanieren
7 Min. Lesezeit · DACH
Wer dreihundert PDFs auf der Website hat, kann sie nicht alle gleichzeitig sanieren, und er muss es auch nicht. Die Arbeit beginnt mit einem Inventar und einer Reihenfolge, nicht mit dem ersten Dokument, das jemand auffällt. Dieser Artikel beschreibt das Vorgehen für Betriebe und öffentliche Stellen in Deutschland, Österreich und der Schweiz; welche Dokumente rechtlich erfasst sind, unterscheidet sich je nach Land und Gesetz und ist keine Frage, die dieser Artikel entscheidet. Er ist keine Rechtsberatung.
Redaktion Zugangscheck, veröffentlicht am . Wer dahintersteht
Keine Rechtsberatung. Quellen am Ende des Artikels.
Welche PDFs überhaupt zählen
Die Bundesfachstelle Barrierefreiheit verweist für PDF auf die Anforderungen an Nicht-Web-Dokumente in Kapitel 10 der EN 301 549, die wiederum auf die WCAG verweist, und hält fest, dass dieselben Anforderungen für öffentliche Stellen und für Anbieter unter dem BFSG gelten. Der Unterschied liegt nicht in der Technik, sondern im Anwendungsbereich.
Zwei Grenzen entlasten den Bestand. § 1 Absatz 4 BFSG nimmt Dateiformate von Büro-Anwendungen aus, die vor dem 28. Juni 2025 veröffentlicht wurden, und Archive, die danach weder aktualisiert noch überarbeitet werden. Praktisch heisst das: Ein Protokoll von 2019, das niemand mehr anfasst, ist kein Sanierungsfall; eine Preisliste, die jedes Quartal neu erscheint, ist einer. Sobald ein altes Dokument überarbeitet wird, fällt es aus dem Archivstatus heraus.
Hinweis: Die Ausnahme für Archive ist keine Erlaubnis, alte Inhalte unerreichbar zu lassen. Wenn ein archiviertes Dokument für eine laufende Aufgabe gebraucht wird, ist es kein Archiv mehr, und dann ist eine zugängliche Fassung auf Anfrage der schnellste Weg.
Das Inventar: fünf Spalten reichen
Ein Inventar ist eine Tabelle, keine Datenbank. Entscheidend ist, dass jede Zeile eine Entscheidung trägt und nicht nur eine Datei benennt. Das W3C empfiehlt für die Planung, den Bestand zuerst zu erfassen und Verantwortung ausdrücklich einzelnen Personen zuzuweisen, statt sie einer Abteilung zu überlassen.
Spalten eines PDF-Inventars und wozu jede Spalte dient
| Spalte | Inhalt | Wozu |
|---|---|---|
| Fundort | Vollständige Adresse der Datei und die Seiten, die darauf verlinken | Zeigt, ob das Dokument überhaupt erreichbar ist und wie oft es im Weg steht |
| Zweck | Die Nutzeraufgabe in einem Satz, etwa «Anmeldeformular für den Kurs» | Trägt die Priorisierung. Ohne Aufgabe gibt es keine Dringlichkeit |
| Verantwortliche Stelle | Eine Person mit Namen, nicht eine Abteilung | Ohne Namen bleibt die Zeile liegen |
| Quelldokument | Pfad zur Ausgangsdatei und das Programm, oder «nicht vorhanden» | Entscheidet den Sanierungsweg |
| Prüfergebnis | Ampel je Datei mit Datum und den Gründen | Trennt Dokumente ohne Textebene von solchen mit kleinen Mängeln |
Die Liste der Dateien entsteht aus drei Quellen, die sich ergänzen: der Medienbibliothek des Redaktionssystems, einem Crawl der Website, der allen Verweisen folgt, und der Sitemap. Keine der drei ist vollständig. Dokumente, die nur aus einer PDF-Datei heraus verlinkt sind oder hinter einem Login liegen, fehlen in jedem automatischen Lauf und müssen von Hand nachgetragen werden.
Priorisieren nach Aufgabe und Alternative
Die Reihenfolge ergibt sich aus zwei Fragen: Wie wichtig ist das Dokument für eine konkrete Aufgabe, und gibt es einen anderen Weg zum selben Ergebnis? Ein Formular ohne Alternative steht oben, ein Jahresbericht neben einer HTML-Zusammenfassung weiter unten.
Priorisierung des Bestands nach Bedeutung für die Aufgabe und vorhandener Alternative
| Stufe | Beispiele | Merkmal |
|---|---|---|
| Zuerst | Ausfüllbare Formulare, Anträge, Verträge, Rechnungen, Tickets, Preislisten | Ohne das Dokument ist die Aufgabe nicht zu erledigen, eine Alternative gibt es nicht |
| Danach | Anleitungen, Merkblätter, Öffnungszeiten, Kursprogramme | Die Information ist nötig, könnte aber auch als Seite bestehen |
| Später | Berichte, Protokolle, Broschüren mit HTML-Zusammenfassung | Eine zugängliche Fassung derselben Information ist vorhanden |
| Prüfen, ob nötig | Alte Protokolle, abgelaufene Ausschreibungen, Veranstaltungen von gestern | Kandidaten für das Archiv oder für die Löschung aus der Navigation |
Eine Zeile im Inventar, die niemand einer Aufgabe zuordnen kann, ist oft gar kein Sanierungsfall, sondern ein Aufräumfall. Der schnellste Weg zu einem kleineren Bestand ist, Dokumente zu entfernen, die niemand mehr braucht.
Drei Wege, und wann welcher passt
- Im Quelldokument korrigieren und neu exportieren: der Regelfall, wenn die Ausgangsdatei da ist. Adobe rät ausdrücklich, wenn möglich zur Quelldatei zurückzukehren, weil sonst jede spätere Fassung des PDF erneut korrigiert werden muss.
- Das PDF selbst nachbessern: der Weg, wenn die Quelle fehlt. Tags setzen, Lesereihenfolge ordnen, Alternativtexte ergänzen. Bei langen und mehrspaltigen Dokumenten ist das die teuerste Variante.
- Eine zugängliche HTML-Fassung anbieten: oft die beste Lösung, weil HTML von Haus aus umbricht, zoomt und vorgelesen wird. Für Formulare heisst das ein Webformular, für Merkblätter eine Seite.
Die Entscheidung ist meistens schon getroffen, sobald die Spalte «Quelldokument» ausgefüllt ist. Eine einfache Regel für die Praxis: Quelle vorhanden und Dokument bleibt ein Dokument, dann Weg eins. Quelle fehlt und das Dokument wird noch gebraucht, dann Weg zwei. Das Dokument ist eigentlich eine Seite, dann Weg drei, und zwar unabhängig davon, ob die Quelle existiert.
Ein Befund aus dem Bestand, kommentiert
Das folgende Beispiel ist für diesen Artikel gebaut und zeigt, wie eine Zeile des Inventars zu einer erledigten Aufgabe wird. Es geht um ein Anmeldeformular, das aus einer Tabellenkalkulation als PDF gedruckt wurde.
Kommentierter Befund aus einem selbst erstellten Beispielbestand
| Teil | Inhalt |
|---|---|
| Stelle | Anmeldung als PDF, verlinkt von der Kursseite, Spalte Quelldokument: Tabellenkalkulation vorhanden |
| Ausschnitt | Der Strukturbaum endet nach <Document>; darunter steht kein einziges Tag, der Text liegt als <Artifact> auf der Seite |
| Auswirkung | Ein Vorleseprogramm findet keinen Inhalt. Für blinde Nutzerinnen ist das Dokument leer, obwohl der Text sichtbar ist. Die Anmeldung ist damit nicht möglich. |
| Korrektur | Das Formular wird als Webformular neu gebaut, weil die Aufgabe eine Eingabe ist und kein Dokument. Das PDF bleibt als Ausdruckfassung daneben stehen, aus dem Quelldokument mit Tags exportiert. |
| Nachprüfung | Webformular mit Tastatur und Vorleseprogramm durchlaufen, Fehlermeldungen auslösen, PDF neu prüfen; beides mit Datum im Inventar vermerkt |
Der Fall ist typisch: Der schnellste Weg zur Zugänglichkeit war nicht die Reparatur der Datei, sondern die Einsicht, dass die Aufgabe kein Dokument braucht. Wer das Inventar mit der Spalte «Zweck» führt, sieht solche Fälle von selbst.
Damit der Bestand nicht wieder wächst
Ein sanierter Bestand hält genau so lange, wie die nächste Veröffentlichung dauert. Das W3C empfiehlt, Prüfungen in den Veröffentlichungsprozess einzubauen, statt sie hinterher nachzuholen, und den Fortschritt in die übliche Berichterstattung der Organisation aufzunehmen, mit einer einheitlichen Berichtsstruktur, die Vergleiche erlaubt.
- Eine Regel für neue Dokumente: Wer ein PDF veröffentlicht, prüft es vorher und trägt es ins Inventar ein.
- Eine Vorlage je Programm, in der Formatvorlagen, Sprache, Titel und Alternativtexte schon richtig gesetzt sind.
- Eine wiederkehrende Prüfung, die neue und geänderte Dateien meldet, statt jedes Mal den ganzen Bestand zu wälzen.
- Eine Entscheidung je Fall, ob es überhaupt ein PDF sein muss.
Wie die wiederkehrende Prüfung organisiert wird, beschreibt der Artikel «Barrierefreiheit nach Updates überwachen». Wie ein einzelnes Dokument entsteht und woran man es misst, steht in «PDF barrierefrei machen» und «PAC-Prüfbericht verstehen».
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Häufige Fragen
Wie finde ich alle PDFs, die auf meiner Website liegen?
Aus drei Quellen zusammen: der Medienbibliothek des Redaktionssystems, einem Crawl, der allen Verweisen folgt, und der Sitemap. Jede Quelle allein hat Lücken. Dateien, die nur aus einem anderen PDF heraus oder hinter einer Anmeldung verlinkt sind, findet kein automatischer Lauf und müssen von Hand nachgetragen werden.
Muss ich alte PDFs nachbessern?
Nach § 1 Absatz 4 BFSG sind Büro-Dateiformate ausgenommen, die vor dem 28. Juni 2025 veröffentlicht wurden, und Archive, die danach weder aktualisiert noch überarbeitet werden. Sobald ein Dokument überarbeitet wird oder für eine laufende Aufgabe gebraucht wird, greift die Ausnahme nicht mehr. Für öffentliche Stellen gelten die Fristen der jeweiligen Verordnung.
Lohnt sich das nachträgliche Taggen überhaupt?
Bei kurzen, einspaltigen Dokumenten ohne Quelle ja. Bei langen, mehrspaltigen Dokumenten mit Tabellen wird es schnell teurer als ein Neusatz, und die Arbeit fällt bei jeder neuen Fassung wieder an. Adobe empfiehlt darum, wenn möglich in der Ausgangsdatei zu korrigieren.
Wer soll das Inventar führen?
Eine benannte Person je Bereich, nicht eine Abteilung. Das W3C hält fest, dass die Verantwortung für Barrierefreiheit einzelnen Personen zugewiesen und in ihre Aufgabenbeschreibung aufgenommen werden muss. Eine Tabelle ohne Namen in der Spalte bleibt liegen.
Kann ich den Bestand automatisch prüfen lassen?
Den maschinell prüfbaren Teil ja: Tags, Textebene, Sprache, Titel, Alternativtext-Einträge, Feldbeschriftungen. Den Sinn der Alternativtexte und die Lesereihenfolge muss eine Person ansehen. Die Automatik taugt darum für die Ampel im Inventar, nicht für die Abnahme eines Dokuments.
Quellen
Abgerufen am 22.09.2026. Jeder Link öffnet ein neues Fenster.
- W3C WAI: Planning and Managing Web Accessibility (w3.org, neues Fenster)
- Adobe: Werkzeug «Leserichtung» für PDF-Dateien (helpx.adobe.com, neues Fenster)
- Bundesfachstelle Barrierefreiheit: Rechtliche Vorgaben für barrierefreie PDF (bundesfachstelle-barrierefreiheit.de, neues Fenster)
- BFSG § 1 Absatz 4 (ausgenommene Inhalte und Archive) (gesetze-im-internet.de, neues Fenster)
- Adobe: PDF erstellen und Barrierefreiheit prüfen (Acrobat) (helpx.adobe.com, neues Fenster)
Weiterlesen
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Stand der Rechtslage: 22.09.2026. Dieser Artikel erklärt, was in Gesetz, Verordnung und Norm steht, und ersetzt keine Rechtsberatung. Bei Zweifeln hilft die Bundesfachstelle Barrierefreiheit oder eine Anwältin.