PDF barrierefrei machen: Tags, Sprache, Titel, Lesereihenfolge, Alternativtexte und die Prüfung

Wann PDFs unter die Pflicht fallen

Für öffentliche Stellen ist die Lage klar: Nach § 2a der BITV 2.0 sind integrierte Inhalte in unterschiedlichen Formaten, beispielsweise Dokumente, Bestandteile von Websites. Die Bundesfachstelle Barrierefreiheit verweist für PDF auf die Anforderungen an «Nicht-Web-Dokumente» in Kapitel 10 der EN 301 549 V3.2.1, das wiederum auf die WCAG 2.1 verweist. Ausgenommen sind nach § 2 Absatz 2 Archive, die weder für aktive Verwaltungsverfahren nötig sind noch nach dem 23. September 2019 aktualisiert wurden. Der Schweizer Standard eCH-0059 verlangt in Kapitel 2.3, dass alle publizierten Dokumente gemäss WCAG 2.1 barrierefrei sind, und empfiehlt für PDF die Norm PDF/UA.

Für private Anbieter unter dem BFSG gilt: § 1 Absatz 4 nimmt Dateiformate von Büro-Anwendungen aus, die vor dem 28. Juni 2025 veröffentlicht wurden. Alles, was danach entsteht und Teil der Dienstleistung ist, muss barrierefrei sein; die Bundesfachstelle nennt als Beispiele ein elektronisches Ticket als PDF oder Produktanleitungen, und sie betont, dass für das BFSG dieselben Anforderungen aus Kapitel 10 der EN 301 549 gelten wie für die BITV 2.0. Eine Preisliste, eine Rechnung, eine Anleitung, ein Formular als PDF: alles Kandidaten.

PDF/UA: die Norm für barrierefreie PDF

PDF/UA ist der Name der Norm ISO 14289. Nach der PDF Association definiert sie, wie Tagged PDF, also die semantische Struktur im PDF, für grösstmögliche Barrierefreiheit richtig verwendet wird, und sie ist als Begleitnorm gedacht, mit der PDF-Dateien die WCAG erfüllen können. PDF/UA-1 (ISO 14289-1) stammt von 2012; PDF/UA-2 (ISO 14289-2:2024) ist die überarbeitete Fassung für PDF 2.0. Für die Praxis heisst das: Wer ein PDF nach PDF/UA erzeugt, hat die technischen Voraussetzungen der WCAG erfüllt; ob Alternativtexte und Lesereihenfolge sinnvoll sind, bleibt eine menschliche Frage.

Was ein barrierefreies PDF braucht

Die Reihenfolge ist kein Zufall: Tags und Textebene sind die Grundlage. Ein PDF ohne Tags oder ohne Textebene stuft der Zugangscheck als rot ein, alles andere als gelb. Ein Titel gilt bei uns nur als vorhanden, wenn der Reader ihn auch anzeigt; sonst sieht die Nutzerin «dokument_final_v3.pdf» im Fenstertitel.

Aus Word

Die Arbeit passiert vor dem Export: Überschriften mit den Formatvorlagen «Überschrift 1» bis «Überschrift 3» statt mit fetter Schrift, echte Listen und Tabellen mit Kopfzeile, Alternativtexte an jedem Bild, ein Titel in den Dokumenteigenschaften, die Sprache des Textes gesetzt. Microsoft empfiehlt, vor dem Speichern die Barrierefreiheitsprüfung von Word laufen zu lassen.

Beim Export unter Windows: Datei, Speichern unter, Dateityp PDF, «Weitere Optionen», dann im Dialog «Optionen» und dort «Dokumentstrukturtags für Barrierefreiheit» aktiviert lassen. Auf dem Mac: Speichern, Dateiformat PDF, «Am besten für elektronische Verteilung und Barrierefreiheit» wählen, Exportieren. Nicht drucken in ein PDF: Der Druckertreiber kennt keine Tags.

Aus InDesign

Adobe beschreibt den Arbeitsablauf so, dass die Struktur im Quelldokument entsteht und Korrekturen nach dem Export überflüssig werden. Vier Bausteine: Absatzformate in klarer Hierarchie, die man PDF-Tags wie Überschriften und Absätzen zuordnet; das Artikel-Bedienfeld, mit dem man die Lesereihenfolge unabhängig vom sichtbaren Layout festlegt; verankerte Objekte, damit Bilder an der richtigen Stelle im Textfluss stehen; Alternativtexte an den Bildern über die Objektexportoptionen. Dazu Metadaten mit Titel und Beschreibung, die ins PDF übernommen werden, Lesezeichen aus dem Inhaltsverzeichnis und beschriftete Formularfelder. Beim Export als interaktives oder Druck-PDF müssen Tags und Lesezeichen mitgehen.

Aus LibreOffice

LibreOffice Writer exportiert über Datei, Als PDF exportieren. Auf dem Reiter «Allgemein» stehen die entscheidenden Optionen, in der englischen Hilfe «Universal Accessibility (PDF/UA)», die laut Hilfe eine PDF/UA-konforme Datei nach ISO 14289 erzeugt, «Tagged PDF (add document structure)», das die Tags schreibt, und «Export outlines», das Überschriften als Lesezeichen exportiert. Auch hier gilt: Die Option kann nur exportieren, was im Dokument angelegt ist; Überschriften über Absatzvorlagen, Alternativtexte über die Bildeigenschaften, Titel und Sprache in den Dokumenteigenschaften.

PDF prüfen

PAC, der PDF Accessibility Checker der PDF/UA Foundation, ist kostenlos, braucht keine Administratorrechte und prüft nach Angabe der Herausgeberin PDF/UA- und WCAG-Anforderungen auf Knopfdruck; die zusätzlich nötige Sichtprüfung unterstützt er mit einer Vorschau der Struktur. Acrobat Pro hat eine Barrierefreiheitsprüfung, die nach Adobe gegen PDF/UA und WCAG 2.0 prüft; die logische Lesereihenfolge muss man dort ausdrücklich von Hand kontrollieren, und das Werkzeug «Leserichtung» hilft beim Nachbessern.

Der Zugangscheck prüft alle PDFs, die von den geprüften Seiten verlinkt sind, auf Tags, Sprache, Titel mit Anzeige, Textebene, Lesezeichen ab 20 Seiten, Bilder ohne Alternativtext im Strukturbaum und Formularfelder ohne Beschreibung und zeigt eine Ampel mit Gründen je Datei. Er sagt «erfüllt die geprüften Kriterien», nie «PDF/UA-konform», weil dafür die Sichtprüfung fehlt.

Was mit alten PDFs geschieht

Die Regel ist pragmatisch: Neue Dokumente barrierefrei erzeugen, alte nach Bedarf. Für Bestände gibt es drei Wege: das Quelldokument neu exportieren, wenn es noch da ist; das PDF in Acrobat nachträglich taggen und die Lesereihenfolge setzen, was bei langen Dokumenten Stunden dauert; oder den Inhalt als HTML-Seite anbieten, was oft die beste Lösung ist, weil HTML von Haus aus umbricht, zoomt und vorgelesen wird. Ein Formular, das nur als PDF existiert, ist meist besser als Webformular aufgehoben.

Häufige Fragen

Quellen

Abgerufen am 21.09.2026. Jeder Link öffnet ein neues Fenster.

1. Bundesfachstelle Barrierefreiheit: Rechtliche Vorgaben für barrierefreie PDF (bundesfachstelle-barrierefreiheit.de, neues Fenster)
2. BITV 2.0 §§ 2 und 2a (Anwendungsbereich, Begriffsdefinitionen) (gesetze-im-internet.de, neues Fenster)
3. BFSG § 1 Absatz 4 (ausgenommene Inhalte) (gesetze-im-internet.de, neues Fenster)
4. eCH-0059 Accessibility Standard V3.0, Kapitel 2.3 Publizierte Dokumente (PDF) (ech.ch, neues Fenster)
5. PDF Association: ISO 14289 (PDF/UA) (pdfa.org, neues Fenster)
6. Microsoft Support: Erstellen barrierefreier PDFs (support.microsoft.com, neues Fenster)
7. Adobe: Barrierefreie PDFs in InDesign (helpx.adobe.com, neues Fenster)
8. Adobe: PDF erstellen und Barrierefreiheit prüfen (Acrobat Pro) (helpx.adobe.com, neues Fenster)
9. LibreOffice Help: PDF Export, General (help.libreoffice.org, neues Fenster)
10. PAC, PDF Accessibility Checker (pac.pdf-accessibility.org, neues Fenster)